Cum alegi un program POS pentru restaurant: 9 întrebări de pus înainte să te hotărăști

1. Lucrează cu casa ta de marcat fiscală?

Bonul fiscal se emite pe un aparat de marcat fiscal: casă de marcat sau imprimantă fiscală. Întrebarea practică este dacă programul îi trimite bonul direct sau dacă cineva trebuie să bată suma a doua oară pe casa de marcat. A doua variantă înseamnă timp pierdut la fiecare client și diferențe între ce arată programul și ce arată casa.

• Cu ce modele de case de marcat se leagă direct?
• Rapoartele X și Z se scot din program sau de pe casă?
• Ce se întâmplă cu vânzarea dacă bonul fiscal nu se tipărește, de exemplu când s-a terminat hârtia?

2. Ce se întâmplă când pică internetul?

Un program în cloud are avantaje reale: vezi vânzările de oriunde, nu ții un server în local, actualizările vin singure. În schimb, depinde de conexiune. Întreabă exact ce poți face fără internet: poți vinde, poți tipări bonul, ce se întâmplă cu comenzile făcute între timp? Apoi verifică: în perioada de probă, oprește routerul și încearcă o vânzare.

3. Stocul se scade singur, pe rețete?

Un POS care doar înregistrează vânzări îți spune cât ai încasat. Unul cu rețete îți spune și cât ai consumat. Fără scădere pe rețetă, stocul se ține separat, de mână, și nu ai cum să compari consumul real cu cel care ar fi trebuit să fie.

• Poți defini rețete cu gramaje pentru fiecare preparat?
• Ține cont de pierderile la curățare sau la preparare?
• Recepția facturilor de la furnizori actualizează stocul?
• Are inventar, cu diferențele dintre stocul numărat și cel din sistem?

Ce faci apoi cu aceste date am explicat în ghidul despre food cost.

4. Cum ajunge comanda la bucătărie?

Variantele sunt bonul de comandă tipărit și ecranul de bucătărie. Ecranul arată ordinea comenzilor, timpul trecut de la fiecare și ce e gata, fără hârtii pierdute. Bonul tipărit e mai simplu și nu cere un ecran în plus. Întreabă ce variantă are programul și dacă vezi dintr-o privire care comenzi întârzie.

5. Ce rapoarte primești, fără să le ceri cuiva?

La sfârșitul zilei vrei câteva răspunsuri rapide: cât s-a vândut, pe ce metode de plată, ce produse au mers. La sfârșitul lunii: profitul, costul mărfii, cheltuielile. Cere să vezi rapoartele pe date reale, nu într-o prezentare, și verifică dacă le poți deschide de pe telefon.

6. Cine ce poate face?

Multe pierderi dintr-un local nu vin din greșeli de calcul, ci din lucruri pe care nu le vede nimeni: bonuri anulate, reduceri date fără motiv, o casă care nu iese la închidere. Un program bun le face vizibile.

• Există roluri separate, astfel încât casierul să nu ajungă la rapoarte și la stocuri?
• Fiecare angajat intră cu contul lui, ca să știi cine a făcut vânzarea?
• Casa se deschide și se închide pe tură?
• Reducerile și produsele scoase din comandă rămân înregistrate?

7. Cu ce se leagă?

Un POS nu lucrează singur. Datele din el trebuie să ajungă la contabil, să se potrivească cu facturile furnizorilor și, dacă livrezi, cu platformele de livrare. Fiecare legătură care lipsește înseamnă date copiate de mână.

• Contabilitate: are export pentru programul contabilului tău?
• e-Factura: poate prelua facturile furnizorilor și poate emite facturi către clienți?
• Livrare: comenzile din aplicațiile de livrare intră direct în program?
• Plăți: cum se înregistrează plata cu cardul și plata împărțită între mai multe persoane?

8. Cât costă, de fapt?

Prețul lunar este doar o parte. Adună tot ce plătești în primul an:

• abonamentul, și dacă se plătește pe locație, pe dispozitiv sau pe utilizator;
• echipamentele: tabletă, imprimantă de bonuri, casă de marcat;
• instalarea și instruirea, dacă se plătesc separat;
• modulele care costă în plus;
• durata contractului și ce se întâmplă dacă vrei să renunți.

Un furnizor care își afișează prețurile pe site îți arată de la început cu ce lucrezi. Dacă prețul se află doar după o discuție cu vânzările, cere-l în scris, cu tot ce include.

9. Cât de repede pornești și cine te ajută?

Întreabă cât durează de la crearea contului până la prima vânzare, dacă îți poți importa meniul dintr-un fișier și ce se întâmplă când ai o problemă într-o seară plină. Verifică dacă există ghiduri pe care echipa le poate urma singură: un casier nou trebuie să poată învăța programul într-o tură.

Cum verifici răspunsurile în perioada de probă

Cel mai sigur test este propriul local. Într-o perioadă de probă, parcurge acești pași:

1. Introdu zece produse reale, cu rețetele lor.
2. Fă o recepție de marfă dintr-o factură adevărată.
3. Vinde câteva zile în paralel cu sistemul actual, măcar la o singură casă.
4. Scoate bonul fiscal și raportul Z din program.
5. Închide ziua și uită-te la rapoarte: se potrivesc cu ce ai încasat?
6. Fă un inventar mic, pe douăzeci de produse, și vezi ce diferențe apar.

Dacă după acești pași știi unde sunt banii și unde e stocul, programul își face treaba.

Cum răspunde Osiris POS la aceste întrebări

Ca ghidul să nu rămână doar teorie, iată răspunsurile noastre, cu tot cu limite:

• Casa de marcat: integrarea fiscală directă este disponibilă pentru casele de marcat Datecs, iar rapoartele X și Z se scot din POS.
• Internet căzut: vânzarea și bonul fiscal merg în continuare cât timp aplicația este deja deschisă pe tabletă, iar comenzile se trimit singure când revine conexiunea. Rapoartele și ecranul de bucătărie au nevoie de internet.
• Stoc: scădere automată pe rețete, pierderi tehnologice pe ingredient, recepție din facturile furnizorilor și inventar fizic comparat cu stocul din sistem.
• Bucătărie: ecran de bucătărie pe orice tabletă, cu comenzile care întârzie evidențiate, și ecran de status pentru clienți.
• Rapoarte: vânzări, top produse, bon mediu și raport de profit și pierdere, din browser, de pe orice dispozitiv.
• Acces: roluri de admin, manager, casier și angajat, intrare cu PIN pe tableta comună și sesiuni de casă pe tură.
• Legături: facturile furnizorilor din e-Factura, emitere de facturi, export pentru contabil în SAGA și comenzi din Glovo, Wolt și Bolt Food prin modulul Livrare, pe care îl activezi la cerere pentru fiecare platformă.
• Preț: planurile sunt publice pe pagina de prețuri, cu 15 zile gratuit, fără card.
• Pornire: import de meniu din fișier CSV și un centru de ajutor cu lecții video.

Comparația punct cu punct este pe pagina Comparație POS. Iar dacă vrei să ne pui direct întrebările de mai sus, scrie-ne.